إدارة محادثات واتساب للأعمال في مكان واحد

لإدارة محادثات واتساب للأعمال في مكان واحد، اربط رقم واتساب نشاطك بصندوق وارد مشترك، فيظهر فيه كل عميل ومحادثته أمام فريقك كله، ثم وزّع المحادثات على الزملاء وحوّل المهتمين إلى صفقات. يجمع صندوق الوارد في رواد واتساب والبريد الإلكتروني معاً، فيجد فريقك الردود في مكان واحد بدلاً من هاتف كل موظف.

لماذا لا يكفي هاتف واحد لإدارة واتساب الأعمال؟

حين يرد أكثر من موظف على العملاء من هواتفهم، تتفرّق المحادثات: لا يعرف أحد من تولّى العميل، ويرد زميلان على الاستفسار نفسه، وتضيع المحادثة إذا غادر صاحب الهاتف أو بدّل جهازه، وتضيع صفقات لأن أحداً لا يتابعها. والحل أن تكون المحادثات في صندوق مشترك يراه الفريق ويحفظ تاريخ كل عميل.

كيف تجمع محادثات واتساب في صندوق واحد؟ (7 خطوات)

1. جهّز رقماً على واجهة واتساب الرسمية للأعمال. يرتبط رواد بواجهة WhatsApp Business Cloud API من Meta، فتحتاج إلى حساب أعمال لدى Meta ورقم واتساب للأعمال. وتحكم سياسات Meta استخدام الرقم، فاطّلع عليها قبل أن تنقل رقمك الحالي.
2. اربط الرقم في رواد. يتولى المالك أو المشرف هذه الخطوة من إعدادات واتساب: أدخل معرّف رقم الهاتف ومعرّف حساب WhatsApp Business ورمز الوصول، فيتحقق رواد منها ويحفظ الرمز مشفّراً. وأعطِ الرقم اسماً مختصراً، مثل «المبيعات»، يظهر في الصندوق لتميّز أرقامك.
3. فعّل وصول الرسائل. انسخ رابط الـ Callback ورمز التحقق اللذين يعرضهما رواد إلى إعدادات Webhook في تطبيق Meta، ثم اضغط «اشتراك Webhook». أرسل رسالة من جوالك إلى الرقم وتأكد أنها ظهرت في صندوق الوارد.
4. اربط بريدك الإلكتروني. من «صناديق البريد» اربط صندوق شركتك لتظهر ردود البريد في تبويب «البريد» بجانب واتساب.
5. نظّم المحادثات. صفِّ القائمة بين «الكل» و«وصلت» و«لم تصل» و«لها رد» و«بدون رد» و«غير مقروء»، وأضف وسماً (تاغ) إلى المحادثة. وإن ربطت أكثر من رقم فاختر الرقم الذي تريد.
6. وزّع المسؤولية. اضغط «تعيين» لإسناد المحادثة إلى زميل، واستخدم «المخصّصة لي» لترى ما عليك أنت فقط.
7. حوّل المهتمين إلى صفقات. اضغط «إضافة لمسار المبيعات» فينشئ رواد صفقة بعنوان وملخص يستخرجهما من المحادثة؛ راجعهما ثم حدّد موعد المتابعة في قائمة المتابعة.

ما قواعد واتساب التي يجب أن تعرفها؟

• نافذة الـ24 ساعة: تردّ على العميل ردّاً حراً خلال 24 ساعة من آخر رسالة منه. وبعد انتهائها يظهر لك في الصندوق تنبيه بأن النافذة مغلقة، فأرسل «قالباً معتمداً» من Meta بدل الرد الحر.
• القوالب المعتمدة: تُنشأ القوالب من إعدادات واتساب في رواد وتُرسل إلى Meta للمراجعة، ولا تُستعمل قبل أن تعتمدها Meta.
• موافقة العميل: راسل من وافق على استقبال رسائلك. ويعرض لك رواد تنبيهاً حين لا يوجد للعميل موافقة مسجّلة.

لمن يناسب هذا الأسلوب؟

يناسب الفرق الصغيرة التي يستقبل أكثر من شخص فيها استفسارات العملاء على واتساب، والشركات التي تريد جمع واتساب والبريد في صندوق واحد، وأصحاب الأعمال الذين تضيع عليهم محادثات العملاء بين الهواتف.

قد لا يناسب من يتلقى عدداً قليلاً من المحادثات على هاتف واحد ويكفيه تطبيق WhatsApp Business؛ فلا حاجة حينها إلى أداة إضافية. كما أن ربط الرقم بالواجهة الرسمية يحتاج إلى إعداد لمرة واحدة لدى Meta.

الخلاصة

توحيد المحادثات في صندوق مشترك يعني ألا يضيع عميل، وأن يعرف كل زميل ما عليه، وأن تتحول المحادثات المهتمة إلى صفقات تُتابَع. وإن أردت تجربة ذلك فابدأ مجاناً بلا بطاقة ائتمان من صفحة التسجيل، أو اطّلع على واتساب للأعمال في رواد.